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    2014年秘书资格(二级)考试辅导一
    2014年秘书资格(二级)考试辅导一
    2014年秘书资格(二级)考试辅导一
    信息来源:互联网  ‖  发稿作者:管理员   ‖  发布时间:2013年12月25日  ‖  查看1429次  ‖  

    2014年秘书资格(二级)考试辅导一

    电话使用规定

     (1)办公室电话是为办公提供的,因公打长途电话须经秘书同意,并登记联系单位、联系入、联系事由和通话时间等,每月秘书与电信局结算。

      (2)因私事打长途或市内电话原则上不予办理。

      (3)凡未经同意而私自拨打长话者,除费用自理外,还应根据情况就长话费用给予13倍的罚款。

      (4)因公市内电话亦应按规定登记,非因工作需要不准打市话。

      (5)非本系工作人员不准使用本系话机打外线和长途电话。

      (6)不论何种电话,均应节约时间“长话短说”,严禁用电话闲聊。

    档案信息安全

     一、控制纸质档案的使用

      档案柜一般都上锁,秘书不在时,要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时,要有专人负责。

      把资料从档案室中取出时,在原来放资料的地方做一个标记,可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

      二、控制缩微品档案的使用

      缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:

      (1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。

      (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。

      (3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

      (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

      (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。

      三、控制电子档案的使用

      秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”,如果是这样,别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料,甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件,这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上,和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此,电子档案让人没有安全感,容易被人非法使用。

      1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

      1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

      2.、如果计算机离一些无关的人很近,就要采取一些适当的安全措施:

      (1)使用密码,没有密码将无法检索文件;

      (2)锁住计算机,这样其他任何人都打不开;

      (3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

      3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案,他要把原件留在自己身边,拷贝一个副本给他们。当然,拷贝是一件非常方便的事,所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室,非上司有特殊的明确说明。

      4.保存一份流外(外借)档案,在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

      5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过,在把它们拿到自己机器上使用之前,一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件,并注意及时更新,因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

      6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里,这些盒子或箱子最好有盖,这样可以使软盘保持干净并不受损害。

      7.不要触摸磁盘的表面,要防尘、防油渍以及其他残留物,因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。

      8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

    档案的检索规则

    一、编制索引的基本规则

      公司的事务不同,产生和收到的文件也是不同的,内容千差万别,但对这些内容迥异的文件编制索引,最重要的规则是一致性一对文件一视同仁,用同样的态度和方法对待每一份资料。

      二、编制索引的常用方法

      我们可以按个人的名称编制索引,也可以按企业的名称编制索引,还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法,都要注意一条相同的原则:确定一个最重要的分类标准,并把它作为一个根本划分依据。

      ()按个人姓名编制索引

      人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引,可以查到记载某一人物的材料。

      在姓名中,姓是最重要的部分,名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号,对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔,在编制索引时,要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档,除非是证明身份或区别性别,或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。

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