2014年秘书资格(二级)考试辅导一

电话使用规定

　(1)办公室电话是为办公提供的，因公打长途电话须经秘书同意，并登记联系单位、联系入、联系事由和通话时间等，每月秘书与电信局结算。

　　(2)因私事打长途或市内电话原则上不予办理。

　　(3)凡未经同意而私自拨打长话者，除费用自理外，还应根据情况就长话费用给予1～3倍的罚款。

　　(4)因公市内电话亦应按规定登记，非因工作需要不准打市话。

　　(5)非本系工作人员不准使用本系话机打外线和长途电话。

　　(6)不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊。

档案信息安全

　一、控制纸质档案的使用

　　档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。

　　把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

　　二、控制缩微品档案的使用

　　缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：

　　(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。

　　(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。

　　(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

　　(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

　　(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。

　　三、控制电子档案的使用

　　秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。

　　1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

　　1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

　　2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：

　　(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;

　　(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;

　　(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

　　3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。

　　4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

　　5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

　　6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。

　　7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。

　　8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

档案的检索规则

一、编制索引的基本规则

　　公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。

　　二、编制索引的常用方法

　　我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。

　　(一)按个人姓名编制索引

　　人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。

　　在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。